Personvernpolicy

1. Hvem er behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn via viabaltic.no er:

Viabaltic Norge AS Org.nr: 971 131 616 Adresse: Orhusveien 76, 3072 Sande i Vestfold Telefon: +47 32 80 82 80 E-post: office@viabaltic.no

Har du spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, kan du kontakte oss på e-postadressen over.

2. Hvilke personopplysninger vi behandler, og hvorfor

2.1 Når du bruker kontaktskjemaet på nettsiden

Når du fyller ut kontaktskjemaet på viabaltic.no, behandler vi:

• Navn
• E-postadresse
• Innholdet i meldingen din

Vi bruker disse opplysningene utelukkende for å svare på din henvendelse.

2.2 Når du tar direkte kontakt (e-post eller telefon)

Dersom du kontakter oss direkte per e-post eller telefon, behandler vi de opplysningene du oppgir (f.eks. navn, kontaktinformasjon og innholdet i korrespondansen) for å kunne besvare og følge opp henvendelsen.

2.3 Kunde- og leverandøropplysninger

I forbindelse med inngåelse og oppfyllelse av avtaler om transport, fortolling og lagring behandler vi kontakt- og fakturaopplysninger om representanter for våre kunder, transportører og leverandører (f.eks. navn, stilling, e-post, telefon, firmaopplysninger).

2.4 Automatisk innsamlede opplysninger ved besøk på nettsiden

Når du besøker viabaltic.no, kan følgende opplysninger bli registrert automatisk, blant annet gjennom Google Analytics og informasjonskapsler:

• IP-adresse (anonymisert/forkortet)
• Nettlesertype og enhetsinformasjon
• Tidspunkt for besøk, hvilke sider som besøkes og hvor lenge
• Henvisende nettside (hvor du kom fra)

Dette skjer først og fremst gjennom informasjonskapsler (cookies) og lignende teknologi, se punkt 7.

2.5 Google Maps

På kontaktsiden vår har vi en innebygd Google Maps-visning slik at du enkelt kan finne frem til oss. Når kartet lastes, kan Google behandle opplysninger om deg (f.eks. IP-adresse) i henhold til Googles egen personvernerklæring. Se punkt 7 og 8 for mer informasjon.

2.6 Google Fonts

Nettsiden vår kan benytte Google Fonts for å vise skrifttyper. Dersom skrifttypene lastes direkte fra Googles servere (og ikke er lagret lokalt på vår server), sendes følgende opplysninger til Google i forbindelse med lasting av siden:

• IP-adresse til den forespørrende datamaskinen
• Nettlesertype og -versjon
• Operativsystem
• Skjermoppløsning
• Språkinnstillinger i nettleseren

Bruk av Google Fonts er basert på berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f – GDPR), da det bidrar til en visuelt enhetlig og lesbar nettside. Mer informasjon finnes i Googles personvernerklæring: policies.google.com/privacy

3. Rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler personopplysninger på følgende rettslige grunnlag, jf. personvernforordningen (GDPR) artikkel 6:

• Oppfyllelse av avtale (art. 6 nr. 1 bokstav b) – når behandlingen er nødvendig for å inngå eller oppfylle en avtale med deg eller din arbeidsgiver, f.eks. transport- eller tolltjenester.
• Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c) – f.eks. krav i bokføringsloven, skatteregelverket eller tollregelverket.
• Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f) – f.eks. for å besvare henvendelser, vedlikeholde kundeforhold og sikre driften av nettsiden.
• Samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a) – for Google Analytics og andre ikke-nødvendige informasjonskapsler, jf. ekomloven § 3-15. Google Analytics lastes først etter at du har gitt aktivt samtykke via cookie-banneret. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket, se punkt 7.

4. Hvor lenge vi oppbevarer opplysningene

• Henvendelser via kontaktskjema/e-post: slettes normalt senest 12 måneder etter at henvendelsen er avsluttet, med mindre henvendelsen fører til et kundeforhold.
• Kunde-, leverandør- og transportdokumentasjon: oppbevares så lenge kundeforholdet varer, og deretter i minimum 5 år etter regnskapsårets slutt i henhold til bokføringsloven § 13.
• Google Analytics-data: oppbevares i inntil 14 måneder i Google Analytics før automatisk sletting (standardinnstilling for GA4).
• Informasjonskapsler: se punkt 7 for oppbevaringstid per cookie.

5. Hvem vi deler opplysninger med

Vi deler personopplysninger med følgende kategorier av mottakere når det er nødvendig:

• Leverandør av nettsted/hosting som drifter viabaltic.no
• Google – Google Analytics (statistikk over bruk av nettsiden), Google Maps (kartvisning) og Google Fonts (skrifttyper, se punkt 2.6)
• Regnskapsfører/revisor
• Offentlige myndigheter (f.eks. Tolletaten, Skatteetaten) når vi har en lovpålagt plikt til å utlevere opplysninger
• Transportører og samarbeidspartnere i den grad det er nødvendig for å gjennomføre en konkret transport- eller tolltjeneste

Alle databehandlere vi bruker er underlagt databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger behandles i samsvar med gjeldende personvernregelverk. For Google Analytics har vi inngått Googles databehandlertillegg (Data Processing Terms) og aktivert IP-anonymisering der dette er mulig.

6. Overføring til land utenfor EØS

Google Analytics, Google Maps og eventuelt Google Fonts innebærer overføring av opplysninger til Google LLC i USA. Slik overføring skjer på grunnlag av EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC), som inngår i Googles databehandlertillegg, samt eventuelle tilleggstiltak i henhold til vurderinger fra Datatilsynet/EDPB.

7. Informasjonskapsler (cookies)

Nettsiden vår bruker informasjonskapsler (cookies) i henhold til ekomloven § 3-15 og personvernforordningen (GDPR). Ikke-nødvendige cookies lastes kun etter at du har gitt samtykke via cookie-banneret nederst på siden.

Nødvendige cookies (kan ikke velges bort, ettersom de er avgjørende for at nettsiden skal fungere teknisk):

Funksjonelle/tredjeparts-cookies:

Statistikkcookies (krever samtykke):

En fullstendig og oppdatert oversikt over alle cookies som brukes på viabaltic.no, samt mulighet til å endre eller trekke tilbake samtykket ditt når som helst, finner du i vårt cookie-verktøy nederst på siden («Administrer cookies»).

Du kan også når som helst slette eller blokkere cookies via innstillingene i din nettleser. Merk at dette kan påvirke funksjonaliteten på nettsiden.

8. Sikkerhet

Vi har iverksatt egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, sletting eller annen utilbørlig behandling.

9. Dine rettigheter

Som registrert har du følgende rettigheter etter personvernforordningen (GDPR):

• Rett til innsyn – du kan be om å få vite hvilke opplysninger vi har registrert om deg
• Rett til retting – du kan be om at uriktige opplysninger blir korrigert
• Rett til sletting – du kan be om at opplysninger om deg blir slettet, med mindre vi har en lovpålagt plikt til å oppbevare dem
• Rett til begrensning av behandlingen
• Rett til dataportabilitet
• Rett til å protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse
• Rett til å trekke tilbake samtykke når behandlingen er basert på samtykke (f.eks. Google Analytics)

For å utøve dine rettigheter, kontakt oss på office@viabaltic.no.

10. Klageadgang

Dersom du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med personvernregelverket, kan du klage til:

Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo Nettside: www.datatilsynet.no Telefon: 22 39 69 00

11. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, f.eks. som følge av endringer i regelverket eller i hvordan vi bruker nettsiden. Ved vesentlige endringer vil vi tydelig informere om dette på nettsiden. Dato for siste oppdatering fremgår øverst i dokumentet.

Kontakt oss

Viabaltic Norge AS Orhusveien 76, 3072 Sande i Vestfold Telefon: +47 32 80 82 80 E-post: office@viabaltic.no